Teklan ratkaisulla tehokkuutta ja laatua prosesseihin
– On hankala kuvitella miten mitään saatiin tehtyä ennen Teklan ohjelmistoratkaisua, sanoo Turun kaupungin Kiinteistöliikelaitoksen kaupungingeodeetti Ilkka Saarimäki. Turun kaupunki on ollut mukana kehittämässä Teklan ohjelmistoratkaisua alusta asti, ja ratkaisusta on muodostunut kaupungin eri teknisten prosessien ydin.
Sisältö
Turussa on käytetty Teklan ohjelmistoja jo vuodesta 1987. Aluksi käytössä oli Teklan Teklis, joka oli tuohon aikaan markkinoiden ainoa tietokantapohjainen sovellus karttatietojen hallintaan.
– Me harkitsimme myös muita vaihtoehtoja, mutta tulimme siihen tulokseen, että ne olivat paljon alkeellisempia. Jälkikäteen on helppoa sanoa, että paitsi että teimme oikean ratkaisun jo silloin, olemme monesti jälkeenpäinkin välttyneet järjestelmän vaihdolta aina muutaman vuoden välein. Vuosien varrella Teklan ohjelmistoratkaisu on jatkuvasti kehittynyt vastaamaan uusia tarpeita, joita emme olisi osanneet alussa edes kuvitella, Turun kaupungin Kiinteistöliikelaitoksen kaupungingeodeetti Ilkka Saarimäki sanoo.
Tekliksen kehitystarpeet käynnistivät tuolloin nimellä Tekla Xcity kulkeneen järjestelmän kehitysprojektin 1990-luvun alussa, ja Turku liittyi projektiin yhdessä useiden muiden suurten suomalaisten kuntien kanssa. 1990-luvun lopulle tultaessa Turussa ja useissa muissa Suomen kunnissa nousi samanaikaisesti tarve tallentaa rekisteritietoja toiminnallisemmalla tavalla.
– Tekla Xcity -rekisterijärjestelmäprojekti aloitettiin vuonna 2000, ja järjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2002. Tiukasta aikataulusta huolimatta kaikki aikataulusta budjettiin meni suunnitelmien mukaan, Saarimäki kertoo.
Nykyään entinen Tekla Xcity, joka vuonna 2011 nimettiin uudelleen Tekla Municipality GIS:ksi, on käytössä kuudessa Turun kaupungin yksikössä: Kiinteistöliikelaitoksessa, ympäristö- ja kaavoitusvirastossa, Kunnallistekniikkaliikelaitoksessa, Viherliikelaitoksessa, Turku Energiassa sekä Vesiliikelaitoksessa. Tekla Webmapia käytetään 14 yksikössä, joista suurimmat ovat Kiinteistöliikelaitos, Ympäristö- ja kaavoitusvirasto, Turku Energia sekä Vesiliikelaitos. Tekla Webmap-käyttäjien kokonaismäärä on noin 420 ja Tekla Municipality GIS:n käyttäjien noin 150.
– Suurin osa Tekla Municipality GIS:n käytöstä liittyy luonnollisesti karttamateriaalin ja rekistereiden ylläpitoon. Aiemmasta poiketen molemmat tiedot syöttää sama henkilö yhdellä kertaa. Tätä perustyötä tekevät pääasiassa teknisten liikelaitosten ja virastojen työntekijät, kuvaa Saarimäki.
Kun tiedot on syötetty ohjelmistoratkaisuun, ne ovat kaikki välittömästi eri hallinnollisten haarojen Tekla Municipality GIS- ja Tekla Webmap -käyttäjien käytössä. Tietoja käytetään hyväksi yhä useamman tyyppisissä tehtävissä kaavoituksesta, kiinteistönhallinnasta ja rakennusvalvonnasta väestötietoihin perustuvaan koulu- ja terveydenhuoltoalueiden jaon suunnitteluun. Saarimäen mukaan Teklan paikkatietoratkaisu on huomattavasti parantanut sekä useiden työskentelyprosessien laatua että niiden tehokkuutta.
– Ennen Teklan ratkaisua karttoja ja muita paperidokumentteja piti juosta etsimässä arkistoista ja ihmisten työpöydiltä, niistä piti ottaa valokopioita ja sitten ne piti palauttaa. Nyt monipuoliset ja aina ajan tasalla olevat tiedot ovat hiiren napsautuksen päässä. Valmistavan työn ja suunnittelutyön perusteellisuus on kasvanut valtavasti. Tietojen helppo saatavuus on myös osoittautunut todella tärkeäksi työkaluksi kokouksissa ja asiakaspalvelutilanteissa, Saarimäki kertoo.
– Monen meistä on nyt hankala kuvitella, miten mitään saatiin tehtyä ennen Teklan ratkaisua. Jopa kaupungin lakimies on sanonut, ettei voisi hoitaa tehtäviään ilman sitä.
Takaisin ylös
Usean kaupungin laitoksen kustannustehokkuuden ja palvelun parantumisen lisäksi Turun ja lähiseutujen asukkaat ovat hyötyneet Teklan ratkaisusta myös karttapalvelujen muodossa. Turun Kiinteistöliikelaitos tuottaa opaskartan, joka koostuu 16 kunnasta ja kattaa kaikkiaan noin 350 000 asukasta. Kaupungin kotisivuilla olevan Tekla GIS Basic -pohjaisen karttatuotteen Tekla Internet-karttapalvelun avulla rakennettua palvelua käyttää noin 6000 käyttäjää päivittäin.
Opaskarttayhteistyö kuntien kanssa toimii siten, että kunnat lähettävät muutostiedot Turulle, joka päivittää tiedot tietokantaan, ja toimittaa tarvittaessa kunnille myös painotuotteita kartoista. Vaikka kuntaliitosten myötä kuntien lukumäärä onkin seutuyhteistyössä vähentynyt 24:stä 16:een, palvelun kattama alue on laajentunut niin, että Turun seudulla on internetin karttapalvelussa Suomen suurin karttapalvelualue.
– Internet-palvelu on toivotettu lämpimästi tervetulleeksi ympäristökunnissa, joilla ei olisi ollut resursseja toteuttaa samanlaista hanketta yksin, Saarimäki sanoo.
Takaisin ylös
Teklan paikkatietoratkaisua käytetään Turun seudulla seutuyhteistyössä Kaarinan kaupungin kanssa. Yhteistyö on jatkunut nyt parin vuoden ajan. Seutuyhteistyömallissa Turku tarjoaa Tekla Municipality GIS:n ja sen tietokannat yhteistyökunnan tai -kaupungin käyttöön. Näin kunta voi suunnata resurssinsa paremmin ja keskittyä olennaiseen, eli tietojen tallentamiseen, ylläpitoon ja hyväksikäyttöön.
– Tänä päivänä esimerkiksi kaavoituksessa ja joukkoliikennesuunnittelussa kuntaraja ei ole enää tiukka raja, vaan toimintaa on yli kuntarajojen. Kun meillä on yhteinen tietokanta ja yhteiset tietovarastot Kaarinan kanssa, tiedot ovat saman tien kaikkien käytettävissä. Tämä on kustannustehokas ratkaisu molemmille, Saarimäki kehuu.
Takaisin ylös
Tällä hetkellä Turussa on menossa yleisten alueiden, kuten katujen, puistojen ja viheralueiden operatiivisen hallintajärjestelmän (YAOH) tietojen keruuvaihe ja hyötykäytön aloittaminen. Tietomassaa on kerätty paljon, ja sen todellinen hyödyntäminen lähtee käyntiin pikkuhiljaa.
– Kaupungilla on kiinni suuri omaisuus julkisissa rakenteissa. Ennen meillä ei ollut tarkkaa tietoa siitä, kuinka paljon omaisuutta itse asiassa onkaan, Saarimäki huomauttaa.
Kun ajantasainen tieto löytyy keskitetysti yhdestä ratkaisusta, yleisten alueiden kunnossapitotoimien tehokas suunnittelu ja hoitotarjousten pyytäminen on entistä helpompaa.
– Turussa kerätään kaduista ja puistoista paljon tietoa, ja varsinainen kunnossapito tilataan urakoitsijoilta. Ennen YAOH:ta emme tienneet, mistä tarkalleen ottaen tarjouksia pyysimme. Nyt hoitotarjousten pyytäminen perustuu faktoihin.
Teklan ratkaisun avulla myös kunnossapitoon käytettävien investointien arviointi on helpottunut ja tarkentunut.
– Kun hoitotoimenpiteitä suunnitellaan, saadaan helposti todellisuuteen perustuva läpileikkaus siitä, missä tilassa omaisuus on ja kuinka paljon korjausinvestointeja on vuositasolla varattava tehtäväksi. Aiemmin tämä oli massiivinen työ, ja lopputuloksena oli kuitenkin vain hiha-arvioita tarvittavista investoinneista. Kaupungin omaisuusmassaa on kymmeniä miljoonia, ja YAOH:n tekokustannus on tähän nähden loppujen lopuksi pieni.
Saarimäki ennakoi, että ratkaisusta ei ole osattu ottaa vielä kaikkea edes irti.
– Ratkaisun hyödyt lisääntyvät koko ajan. Muutama vuosi sitten ei kaikkia hyötyjä osattu vielä edes nähdä.
Takaisin ylös
Turussa viritellään käyttöön myös rajapintaa dokumenttienhallintajärjestelmään. Tarkoituksena on, että dokumentinhallintaan vietyjä tietoja voidaan hyödyntää Tekla Municipality GIS:n ja Tekla Webmapin kautta.
– Rajapinta poistaa lopullisesti kaiken arkistomateriaalin haun arkistoista. Tieto on kaikkien käytettävissä. Kun tiedot muutetaan sähköiseen muotoon, ne ovat jatkossa yhden klikkauksen päässä. Tämä säästää aikaa ja tehostaa toimintoja. Koska originaaliaineisto on herkkää vaurioitumaan, niistä on sähköisellä levyllä myös ikään kuin uudenlainen varmuuskopio, Saarimäki sanoo.
Takaisin ylös
Teklan mobiilisovelluksen avulla rekisteritietoja voidaan lukea ja kirjoittaa suoraan kentältä. Turussa aktiivisinta käyttö on ollut Viherliikelaitoksessa, jossa asiantuntijat käyttävät sitä puiden ominaisuus- ja kuntotietojen tallennukseen. Saarimäen mielestä ratkaisu on nopea ja säästää tarkastajien aikaa.
– Puukartoituksia tehtäessä mobiililaite on vallan mainio. Puuasiantuntijalla voi olla tuhansia puita, jotka hoidetaan yksilöinä. GPS:llä voi määritellä puun sijainnin, ja sen vieressä kirjata mobiililaitteeseen kunto- ja ominaisuustiedot. Kirjauksen saa saman tien valmiiksi, kun aiemmin piti ottaa printit mukaan puistoon ja päivittää niihin kirjatut huomiot toimistolla takaisin ratkaisuun. Digitaalisia tietoja on helppo ylläpitää ja ne nopeuttavat töitä. Tämä on selvästi kustannuskysymys, kertoo Saarimäki.
Offline-toiminnallisuuden avulla puolestaan Teklan paikkatietoratkaisun tietoja voidaan selata maastossa ilman tietokantayhteyttä. Turussa se on käytössä Vesiliikelaitoksessa, missä on jatkuva päivystys vikatilanteiden varalta. Jos jossain pääsee esimerkiksi vettä kadulle, laitoksen työntekijät voivat lähteä saman tien paikalle tietojen ollessa mukana mobiililaitteella. Laitteesta näkee nopeasti, mikä venttiili on suljettava vedentulon pysäyttämiseksi.
– Ilman mobiilitietoja pitäisi olla laajat karttavarastot aina mukana, ja paperiversiot vanhenisivat koko ajan, huomauttaa Saarimäki.
Takaisin ylös
Turku hyödyntää kaikkia Teklan tähän mennessä tuottamia sähköisen asioinnin ratkaisuja eli ePalveluita. Näiden ratkaisujen avulla kunta voi tarjota asukkailleen sähköisen asioinnin palveluita, joissa tieto kirjautuu sähköiselle työpöydälle, jota sekä asiakas että viranomainen voivat tarkastella ja täydentää.
– Sähköisten palvelujen kehittäminen on alkanut internetin käytön laajentumisen myötä. Ihmiset haluavat hoitaa asioitaan muutenkin kuin virastoaikoina, Saarimäki toteaa.
Turussa on käytössä esimerkiksi rakennuslupien sähköisen hakemisen verkkopalvelu, jonka avulla hakija voi täyttää rakennuslupahakemuksen omalla tietokoneellaan internetissä, ja rakennusvalvontaviranomainen voi sekä seurata että ohjata lupahakemusmenettelyn etenemistä. Rakennuslupien sähköinen hakeminen toimii 24/7-periaatteella, eli se ei ole sidottu päivään tai vuorokaudenaikaan.
– Rakennuslupien sähköisen hakemisen palvelu on tällä hetkellä suunnattu enemmän lupien ammattimaisille hakijoille. Ammatikseen rakentavat sekä rakennuttamisessa mukana olevat konsultit käyttävät ovat profiloituneet hakijoiksi, jotteivät he joudu juoksemaan täällä virastossa päivittäin.
Palvelu on ollut käytössä vuoden verran, ja se on herättänyt kiinnostusta hakijoiden joukossa.
– Palvelu hioutuu käytön myötä koko ajan käyttäjäystävällisemmäksi. Nämä ovat sellaisia palveluja, jotka ovat tulleet jäädäkseen. Ei näitä ilman oikein voi tulla enää toimeen.
Uusimpana sähköisenä ratkaisuna Turussa otetaan käyttöön Teklan sähköinen palautejärjestelmä, jonka avulla kaupunkilaiset voivat lähettää kaupungille palautetta esimerkiksi sammuneista katuvaloista tai liikennettä haittaavista kuopista kaduilla. Palaute on sidottu paikkatietoon, ja tieto kirjautuu suoraan oikeaan paikkaan Teklan paikkatietoratkaisuun. Myös saadun palautteen käsittely on helpompaa, koska käsittelijä näkee saman tien kaikki kohteeseen liittyvät ominaisuustiedot.
– Kun palaute tulee meille, vastaanottaja näkee saman tien järjestelmästä mikä tilanne konkreettisesti on, ja tarvittavat toimenpiteet voi määrittää heti. Palautejärjestelmä toimii ikään kuin meidän tuotantoympäristömme jatkeena. Palautteiden paikkatietopohjaisuus on tässä avainkysymys, Saarimäki kertoo.
– Meillä on suuret odotukset sähköisen palautteen suhteen. Koska se on integroitu paikkatietoratkaisuun, emme näe sitä pelkkänä palautteen vastaanottokanavana, vaan enemmän koko omaisuutemme hoitovälineenä, Saarimäki visioi.
Takaisin ylös
Saarimäki näkee internetpohjaisten palveluiden ja sovellusten kehityksen jatkuvan tulevaisuudessakin.
– Vuorovaikutteisuusrintamalla on päästy paljon eteenpäin. Netin avulla on saatu levitettyä laajojen joukkojen tietoisuuteen ja saatu tuotettua yleisölle asioita, joita 20 vuotta sitten kukaan ei osannut kuvitellakaan.
– Meillä alkaa ydindata teknisen sektorin osalta olla jo ohjelmistoratkaisussa, eikä ole enää mappeja tai karttakääröjä hyllyssä, joita sieltä puuttuisi. Kysymys on tietojen soveltamisesta ja siitä, miten niitä voidaan hyödyntää paremmin ristiin. Paikkatiedon kehittämisessä kaupungilla on paljon kehitettävää ja hyödynnettävää. Tulevaisuudessa näkisin, että rajapintapalvelut tulevat entistä tehokkaammin käyttöön.
Saarimäki toivoo, että ohjelmistoratkaisut keskustelisivat tulevaisuudessa sujuvasti keskenään, eikä tietoja tarvitsisi siirtää järjestelmästä toiseen. Näin käyttäjä ei välttämättä edes tiedä, mistä järjestelmästä tieto milloinkin tulee.
– Tietoja pitäisi pystyä hakemaan kustakin palvelimesta suoraan, ja tiedon käyttäjä voisi keskittyä oman datan ylläpitoon ja omiin sovelluksiin. Tiedon tulee olla originaalia eikä kopio jostain, ettei tarvitse odotella päivitettyjä versioita.
Takaisin ylös
Turku on ollut mukana monissa Teklan ratkaisun tuotekehitysprojekteissa alusta saakka.
– Teklan ratkaisun kehityksessä Teklan tehtävänä on valvoa teknistä kehitystä ja pitää kunnat ajan tasalla uusista mahdollisuuksista, kun taas me asiakkaat kerromme näkemyksemme toiminnallisuuksien ja ominaisuuksien kehitystarpeista käyttäjien näkökulmasta. Tekla Webmap ja Internet-karttapalvelu ovat hyviä esimerkkejä siitä, miten nämä kaksi näkökulmaa ovat yhdistyneet hyvin tuottavaksi lopputulokseksi, Saarimäki kehuu.
– Ominaisuuksia tehdään Teklan kanssa yhteistyössä. Kun olemme alusta asti mukana, projekti onnistuu ja se on yhteinen. Kautta linjan kokemukset Teklan kanssa tehdystä yhteistyöstä ovat olleet erittäin hyviä. Kokonaisuus on toiminut hyvin, ja koko ajan on ollut uutta vireillä.
Iso osa kehitystyöstä saa alkunsa johtoryhmätyöskentelystä. Ryhmä koostuu Teklan ja sen seitsemän asiakaskunnan edustajista. Ilkka Saarimäki on Teklan paikkatietoratkaisun johtoryhmän pitkäaikaisin jäsen, ja hän onkin ollut yksi ratkaisun kehityksen avainhenkilöitä.
– Johtoryhmän tärkeä sivutuote on Teklan ratkaisun käyttäjien tiiviisti yhteistyötä tekevä verkosto. Johtoryhmätyöskentely onkin ollut kaiken A ja O. Kaikki isot hankkeet ovat menneet yhteisen kehittämisen kautta, ja kustannuksia on saatu jaettua. Lisäksi hyviä ideoita on saatu muilta ryhmään osallistuneilta. Olemme saaneet yhdessä aikaan hyviä tuotteita.
Takaisin ylös
Kuvat: Turun kaupunki ja Tekla
Sisältö