Teklan käytettävyysasiantuntijat toimivat tiiviissä yhteistyössä tuotehallinnan ja tuotekehityksen kanssa. Tavoitteena on ohjelmisto, jota on helppo oppia käyttämään ja jonka käyttö on tehokasta ja tuloksellista. Käytettävyystyön yhtenä tärkeänä tavoitteena on ohjelmistojen laadun varmistaminen.
Jokaisen Teklan tuotteen toiminnallisuuksiin tehdään käytettävyysparannuksia uusien versioiden myötä. Osa näistä parannuksista on pienempiä, kuten uusittuja kuvakkeita tai selkeämpiä käyttöliittymätekstejä, mutta joskus vanhatkin toiminnallisuudet pistetään täysremonttiin.
Käytettävyysasiantuntija on kuitenkin mukana useimmiten jo silloin, kun aivan uudelle sovellukselle tai toiminnallisuudelle kerätään vaatimuksia. Jotta uudet työkalut istuisivat käyttäjänsä käteen mahdollisimman hyvin, käytettävyysasiantuntijat tekevät suunnittelutyönsä tueksi erilaisia tutkimuksia ja haastatteluja.
Käytettävyys tutkii käyttäjien tarpeita
Käytettävyystiimi kutsutaan usein apuun, kun asiakas tai käyttäjä kokee, että jossain prosessissa on ongelmakohtia. ”Asiakas voi huomata, että järjestelmä ja prosessi eivät olekaan kaikilta osin yhteensopivia. Näissä tilanteissa voidaan keskittyä parantamaan käyttöliittymää. Asiakas saattaa myös huomata omissa prosesseissaan kehitettävää, jolloin prosesseja aletaan tehostaa sisäisesti”, Teklan käytettävyyspäällikkö Mari Erälahti kertoo.
Käytettävyysasiantuntijan työkalut ohjelmistojen käytön ja käytettävyyden tutkimiseen ovat moninaiset. ”Pääpaino on havainnoinneissa, haastatteluissa ja käytettävyystestauksissa”, sanoo Erälahti. ”Usein menemme käyttäjien luo heidän todelliseen työympäristöönsä havainnoimaan ohjelman käyttöä ja siinä vastaan tulevia ongelmia.”
Tutkimustilanteista tehdään yleensä nauhoite, joka voi olla videokuvakaappaus tietokoneen ruudulta tai ääninauhoite. Havainnoitavasta henkilöstä ja hänen toimintaympäristöstänsä voidaan ottaa muistin tueksi myös valokuvia, jotka antavat paremman kuvan tilasta ja häiriötekijöistä, kuten useammalla näytöllä tehtävästä työstä tai jatkuvasti pirisevästä puhelimesta.
Tutkimuksissa paljastuu asioita, joita voisi muuten olla hankalaa tai jopa mahdotonta selvittää. ”Latviassa sähköverkon valvomohenkilöstö työskentelee kahdessa vuorossa. Kun vuoro vaihtuu, on tärkeää, että tieto edellisen vuoron tapahtumista siirtyy seuraavalle. Nyt kun tiedämme tämän, voimme miettiä keinoja, miten tiedonvaihto sujuisi helpommin järjestelmän avulla käsin kirjoitettujen muistilappujen sijaan.”
Suunnitteilla olevista ominaisuuksista voidaan esittää käyttäjille testausmielessä esimerkiksi paperiprototyyppejä tai PowerPoint-versioita. ”Internetissä tehtävät kyselyt taas sopivat erinomaisesti tilanteisiin, joissa käyttäjät ovat hajaantuneet ympäri Suomen. Voi myös olla, että käyttäjät eivät ole suoraan meidän asiakkaitamme, vaan asiakkaamme asiakkaita”, kertoo Erälahti.
Ennakointia ja suunnittelua tuotekehityksen tueksi
Tutkimuksista saadaan tärkeää pohjatietoa paitsi nykyisten toimintojen kehitystarpeista, myös uusien toiminnallisuuksien vaatimuksista. ”Meitä kiinnostaa käyttäjien toimintaympäristö ja tehtävät sekä tietysti käyttäjät itse. Kun tiedämme, millaisia käyttäjät ovat, mitä töitä he tekevät ja missä ympäristössä, osaamme ennakoida nämä asiat ohjelmistojen suunnittelussa paremmin”, Erälahti sanoo.
”Kun kehitimme rakennuslupien sähköistä asiointia, haastattelimme sekä luvan hakijoita että lupien käsittelijöitä. Näin saimme selville hankalat kohdat luvanhakuprosessissa, jotta pystyimme ottamaan ne huomioon uuden palvelun suunnittelussa.”
Kaikesta tutkimuksessa saadusta materiaalista koostetaan yhteenvetoraportti, jossa kuvataan nykyinen toimintatapa ja sen ongelmakohdat. ”Osa ongelmista on pieniä ja nopeasti muutettavia, mutta osa vaatii enemmän työtä. Nämä priorisoidaan asiakkaan kanssa, ja usein priorisoinnin pohjalta lähtee käyntiin suurempi kehitysprojekti”, Erälahti kuvailee.
Käytettävyysongelman korjaaminen ei aina edellytä tuotekehitystä. ”Esimerkiksi asetusten muuttamisessa Teklan konsultit voivat auttaa asiakasta, jotta ohjelman käyttö olisi mahdollisimman tehokasta.” Täysin uusiin ominaisuuksiin voi taas tutustua käyttäjäkoulutuksissa.
Ohjelmistojen jatkuvan kehittymisen lisäksi Erälahti näkee käytettävyystutkimuksissa tärkeänä myös teklalaisten oppimisen. ”Tärkeää havainnoinneissa on myös se, että voimme kertoa omalle väellemme, miten asiakkaiden prosessit menevät ja mitä kaikkea asiakkaamme itse asiassa ohjelmistoillamme tekevät.”
Teksti ja Mari Erälahden kuva: Henna Viinamäki
