Espoossa päätettiin jo vuonna 2000, että kaupunki sekä kehittää että uudistaa verkkopalvelujaan kuntalaisille. Oleminen tietoyhteiskuntakehityksen eturivissä asetettiin päämääräksi ja 1.2.2009 kaupunki astui yhden suuren askeleen sähköisten palvelujen tarjoajana ottamalla käyttöön Teklan verkkopalvelun rakennuslupien hakemiseen.
Vuonna 2016 työvoimasta 30 % kuuluu PlayStation-sukupolveen, joka on tottunut pienestä pitäen harrastamaan ja työskentelemään tietokoneella sekä hoitamaan asioitaan verkossa silloin, kun se parhaiten sopii. Tekla Xcity eService Rakennusvalvonta eli sähköinen rakennuslupa-asiointi internetissä vastaa tähän haasteeseen kuntien teknisellä sektorilla, ja samalla palvelu tekee hyvin monivaiheisesta rakennusluvan hakuprosessista entistä loogisemman.
Joustavuutta rakennuslupaprosessiin
Rakennusvalvonnan asiakkaille 24/7-periaatteella eli vuorokauden ympäri jokaisena viikonpäivänä toimiva sähköinen rakennuslupa-asiointi tuo monia etuuksia. Kuntalaiset voivat käyttää verkkopalvelua juuri silloin, kun itse haluavat. ”Hakemuksia tulee erityisesti pyhien ja viikonloppujen jälkeen”, suunnittelija Marjatta Kaukovaara Espoon kaupungin Rakennusvalvonnasta kertoo.
Kuntalaisen ei tarvitse enää välttämättä mennä hoitamaan rakennuslupa-asioitaan Rakennusvalvontakeskukseen, kun lupa-asioihin liittyviä kysymyksiä voidaan selvittää palvelun sähköisellä työpöydällä. ”Rakennusluvissa, ja toiminnassamme yleensäkin, on kyse kuntalaisten palvelemisesta.”
Asiakkaat iloisen yllättyneitä
Asiakkaat ovat löytäneet uuden palvelun nopeasti, ja kolmen ensimmäisen kuukauden aikana hakemuksia tuli yli 30 kappaletta. Tulleiden hakemusten listalta löytyy muutos-, toimi-, purku- ja jatkolupahakemuksia sekä uudisrakennuslupahakemuksia, hakemuksista vaativimpia. ”Asiakkaat ovat aluksi ihmeissään, sitten iloisen yllättyneitä ja tyytyväisiä”, Kaukovaara kertoo saamastaan asiakaspalautteesta. Henkilön tunnistautuminen palveluun tapahtuu VETUMA-palvelun avulla.
Kaiken kaikkiaan palvelussa on vierailtu yli 100 kertaa. Osa asiakkaista on käynnistänyt lupaprosessin ja osa on vain hakenut palvelusta itseään kiinnostavia tietoja.
Palvelun hyväksi puoleksi Kaukovaara näkee sen, että asiakkaat saavat sieltä itse paljon tietoa. Palvelu hakee automaattisesti esimerkiksi kohdetontin rakennustiedot ja naapuritonttien omistajatiedot. Eduksi Kaukovaara nimeää myös palvelun kaksikielisyyden sekä sen, että hakemukseen voi rastittaa rakennukseen suunnitellut varusteet, kuten tuleeko taloon takka vai ei. Asiakkailta vaadittavien liitteiden määrää on pystytty karsimaan käyttämällä hyväksi ulkopuolisia järjestelmiä.
Luvat sähköiseen arkistoon
Espoossa on digitoitu vanhoja rakennuslupia liitteineen sähköiseen dokumenttien hallintajärjestelmään. WebService-rajapinnan avulla sähköinen arkisto ja nyt käyttöönotettu rakennuslupasovellus toimivat yhteen. ”Halusimme, että rakennuslupasovellus kytketään sähköiseen dokumenttien hallintajärjestelmään. Nyt lupien liitteet voidaan siirtää suoraan hakemuksesta sähköiseen arkistoon ilman digitointia”, Kaukovaara toteaa. Arkistointia varten asiakkaan tarvitsee toimittaa rakennusvalvontaviranomaisille paperisina vain hankkeen pääpiirustukset.
Uuteen palveluun siirtyminen on vaatinut lupavalmistelijoilta totuttelua, ja työprosesseja on jonkin verran uudistettu. ”Lupavalmistelijat ovat suhtautuneet uudistukseen positiivisesti”, Kaukovaara kertoo. Espoossa nähdäänkin, että rakennusluvan sähköinen asiointi tulee säästämään sekä kuntalaisten että käyttöönottovaiheen jälkeen myös viranomaisten aikaa.
Sähköiset palvelut yleistyvät
”Kun rakennuslupien sähköistä asiointia ryhdyttiin kehittämään, kollegani kysyi, miksi aloitettiin vaikeimmasta päästä”, Kaukovaara muistelee. Rakennusluvan hakeminen onkin yksi kuntien monivaiheisimmista palveluista. Siihen liittyy paljon sääntelyä, ja hakemukseen tarvitaan monia erilaisia selvityksiä ja lausuntoja liitteeksi.
”Käytössä on nyt palvelun ensimmäinen versio, johon meillä on joitain kehitys- ja laajennustoiveita, mutta kolmen kuukauden kokemuksen perusteella olemme positiivisesti yllättyneitä siitä, että olemme saaneet niin paljon oikeita hakemuksia ja palvelu on toiminut hyvin.”
Kysymykseen, tulevatko sähköiset palvelut yleistymään kuntasektorilla, sekä Marjatta Kaukovaara että rakennusvalvontapäällikkö Veronica Rehn-Kivi Espoosta toteavat, että kyllä, ehdottomasti.
Teklassa kehitetään parhaillaan uusia eService-palveluja muun muassa muihin lupahakemuk-siin, tonttien hallintaan ja kuntalaisten palautteenantoa varten. Kaukovaara kertoo, että Espoossa esimerkiksi kaupunkisuunnittelukeskus on kiinnostunut uusien sähköisten palvelujen käyttöönotosta.
Teksti ja kuva: Sari Putkonen